員工離職，離職證明怎么寫才合規(guī)？|公司法研

關(guān)鍵詞：

有些公司在員工離職時疏于規(guī)范流程與手續(xù)，甚至因與員工存在矛盾，而擅自將離職證明中的離職原因記載為“員工主動離職”，導(dǎo)致員工不符合失業(yè)保險金領(lǐng)取條件。此時公司是否需承擔(dān)賠償責(zé)任呢？離職證明究竟應(yīng)該怎么寫才合規(guī)呢？

經(jīng)典案例

2022年12月5日，甲入職A公司，雙方簽訂了三年期勞動合同。

2023年2月，A公司因業(yè)務(wù)情況不佳，遂告知全體員工本月延遲發(fā)放工資。3月3日，甲填寫離職申請書，離職原因中填寫“不同意遲發(fā)工資，因A公司拖欠工資而離職”，雙方于9日解除勞動合同。A公司遂為甲辦理社保減員，但將離職原因填寫為“主動離職”。甲離職后，向社保局申領(lǐng)失業(yè)保險金，但因離職原因顯示為“主動離職”，社保局認(rèn)為其“非因本人意愿中斷就業(yè)”，未通過其申領(lǐng)審核。甲認(rèn)為系A(chǔ)公司未按實(shí)填寫離職證明導(dǎo)致其無法領(lǐng)取失業(yè)保險金，遂將A公司訴至法院，要求其賠償損失。

法院認(rèn)為，甲系以A公司拖欠工資為由提出解除勞動合同，符合非因本人意愿中斷就業(yè)的情況，符合申領(lǐng)失業(yè)保險金的條件。A公司為甲辦理社保減員時將解除勞動合同原因填寫為主動離職，存在不當(dāng)，應(yīng)賠償甲無法領(lǐng)取失業(yè)保險金的損失。

風(fēng)險提示

公司應(yīng)當(dāng)在與員工解除、終止勞動合同時，出具離職證明，對離職證明中的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)如實(shí)填寫。若因擅自將離職原因填寫為“主動離職”導(dǎo)致員工無法領(lǐng)取失業(yè)保險金的，則需要對此承擔(dān)賠償責(zé)任。

公司治理建議

公司應(yīng)如何出具離職證明，以避免賠償員工無法領(lǐng)取失業(yè)保險金的損失呢？我們建議：

1、制定規(guī)范的離職流程

公司應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)化離職管理體系，要求員工離職時簽署《員工離職交接表》，詳細(xì)列明財務(wù)部薪資結(jié)算、行政部辦公用品歸還、業(yè)務(wù)部門工作對接等各環(huán)節(jié)的交接情況，清晰標(biāo)注離職日期、止薪日期等。通過規(guī)范化表單明確勞動關(guān)系終止的具體節(jié)點(diǎn)與工作銜接細(xì)節(jié)，既能確保公司內(nèi)部流程規(guī)范，也能為后續(xù)出具離職證明提供準(zhǔn)確的時間與事實(shí)依據(jù)。

2、開具離職證明并如實(shí)填寫客觀信息

員工離職的，公司必須出具離職證明。離職證明中必須包含的信息有：勞動合同期限、解除或者終止勞動合同的日期、工作崗位、在本單位的工作年限。而對于離職原因，公司可選擇不予填寫；若確需記載，必須如實(shí)填寫，既不得將員工因企業(yè)過錯（如拖欠工資）引發(fā)的被迫離職篡改為“主動離職”，也不可反過來將員工自主提出的離職標(biāo)注為“被迫離職”，避免因虛假記載導(dǎo)致員工無法申領(lǐng)失業(yè)保險待遇或面臨協(xié)助員工騙保的風(fēng)險。

3、避免在離職證明中填寫主觀評價

公司出具離職證明時，應(yīng)僅填寫客觀信息，避免將“工作能力不足”“品行不端”等不利于員工的主觀判斷寫入證明。此類帶有傾向性的內(nèi)容不僅可能影響勞動者再就業(yè)機(jī)會，還可能構(gòu)成對員工名譽(yù)權(quán)的潛在侵害。一旦員工因證明中的不當(dāng)評價遭受求職阻礙或經(jīng)濟(jì)損失，有權(quán)要求公司重新開具離職證明，并可就實(shí)際損失主張賠償。更多關(guān)于離職證明的問題，可參考我們之前發(fā)布的《》（點(diǎn)擊文章名即可查看）?！緞趧臃ㄑ?52】

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作者介紹

李 慧

股權(quán)高級合伙人

北京盈科（上海）律師事務(wù)所

盈科管理委員會 委員

盈科業(yè)務(wù)指導(dǎo)委員會副主任

上市公司商學(xué)院《法律風(fēng)險》主講導(dǎo)師

工信部中小企業(yè)志愿服務(wù)專家律師

上海律協(xié)海事海商專業(yè)委員會 委員

中級并購交易師、碳排放交易師、上市公司獨(dú)立董事資格、上市公司董事會秘書資格、證券從業(yè)資格、基金從業(yè)資格

業(yè)務(wù)領(lǐng)域：公司設(shè)立與投資、公司勞動人事合規(guī)體系建設(shè)、股權(quán)激勵、股權(quán)架構(gòu)設(shè)計(jì)、并購與重組、破產(chǎn)清算、商事訴訟等法律事務(wù)。

李慧律師，專注于企業(yè)法律顧問服務(wù)，長期致力于公司法與合規(guī)研究，熟悉公司治理結(jié)構(gòu)、內(nèi)部運(yùn)營和HR管理事務(wù)。

擔(dān)任多家教育培訓(xùn)業(yè)、口腔醫(yī)療業(yè)、物流業(yè)、制造業(yè)、傳媒業(yè)、租賃服務(wù)業(yè)、住宿餐飲業(yè)、軟件與信息技術(shù)業(yè)、珠寶首飾業(yè)……等行業(yè)企業(yè)常年法律顧問。

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