差旅管理，正在成為中國企業(yè)出海的隱形門檻

三位行業(yè)操盤手剖析解答

中國企業(yè)出海，經(jīng)常卡在差旅上——酒店訂不好、用車管不住、票據(jù)報不了，正在成為全球化進程中最容易被低估的運營成本。

隨著中國企業(yè)加速“走出去”，差旅早已不再只是“訂機票、訂酒店”這樣的基礎操作，而逐漸演變?yōu)橐豁椧蕾嚁?shù)據(jù)支撐、系統(tǒng)協(xié)同與全球資源整合的復雜工程。

對于企業(yè)差旅負責人和TMC（差旅管理公司）而言，如何通過數(shù)據(jù)洞察需求、匹配全球供給，并動態(tài)優(yōu)化差旅政策，正在成為新的核心能力。

在這一背景下，由資深集采專家劉楊主持的《企業(yè)出海背景下的海外資源采購需求演進》座談，將視角落在最具體的現(xiàn)實問題上：當中國企業(yè)真正走向全球，差旅到底難在哪里，又該如何解？

紅色加力CEO吳曉文、Grab大客戶業(yè)務負責人黃碧詩，以及匯智國際旅游渠道運營總監(jiān)胡百川，從酒店資源、用車服務、支付與合規(guī)等多個維度，勾勒出一幅中國企業(yè)出海背后的“差旅真相”。

海外資源

從“能訂到”，到“訂得好”

中國企業(yè)出海需求快速增長，酒店與用車成為最基礎、也是最復雜的兩個環(huán)節(jié)。

但問題在于——海外市場與中國完全不是同一個邏輯。

相比國內(nèi)高度集中、數(shù)字化程度極高的供應體系，海外資源呈現(xiàn)出明顯的分散性與不均衡。胡百川指出，過去一年企業(yè)最直觀的痛點，首先來自履約與服務體驗的落差。

在中國，酒旅服務已經(jīng)形成高標準與高響應：確認快、溝通順、服務穩(wěn)定。但在全球范圍內(nèi)，不同國家在數(shù)字化水平、服務效率上的差異極大。一旦用國內(nèi)標準去要求海外供應商，幾乎注定會“失望”。

比如臨時取消訂單、超出政策范圍的特殊需求，在國內(nèi)可以做到分鐘級響應；但在海外，受制于時差、語言以及酒店自身流程，往往需要更長時間確認。這種不確定性，成為企業(yè)和TMC最直接的體驗差異。

與此同時，技術層面的挑戰(zhàn)同樣嚴峻。

國內(nèi)酒店資源相對集中，接入頭部集團即可覆蓋大部分需求；而海外不僅國家眾多、系統(tǒng)各異，甚至仍存在大量未數(shù)字化的單體酒店，系統(tǒng)對接難度成倍提升。

“國內(nèi)和海外，本質(zhì)上是兩套完全不同的差旅系統(tǒng)。”胡百川直言。

協(xié)議酒店

價格、認知與供給的三重落差

如果說非協(xié)議資源考驗“廣度”，那么協(xié)議酒店采購則考驗“深度”。

吳曉文指出，中國企業(yè)在海外做協(xié)議酒店，首先面對的就是價格沖擊。

在國內(nèi)，供給充足、競爭激烈，企業(yè)可以用較低成本獲得高品質(zhì)住宿；但在海外，尤其是新加坡等熱門城市，100美元以內(nèi)幾乎難以找到理想酒店，這直接打破了企業(yè)原有的差旅預算體系。

其次，是品牌認知問題。在中國，大型企業(yè)往往具備較強議價能力；但在海外，許多企業(yè)知名度有限，酒店方缺乏認知，談判難度自然上升。

更深層的挑戰(zhàn)在于——需求尚未形成規(guī)模。

當前多數(shù)中國企業(yè)仍處于出海初期，差旅目的地分散，高頻區(qū)域尚未形成，這使得協(xié)議采購難以形成規(guī)模優(yōu)勢，也削弱了價格談判能力。

再疊加供需結構差異——國內(nèi)“供過于求”，海外部分市場卻是“供給緊張”，酒店方更為強勢，企業(yè)在談判中往往處于被動。

對此，吳曉文給出的路徑是：

一方面，通過數(shù)字化系統(tǒng)分析差旅數(shù)據(jù)，識別高頻區(qū)域與潛在需求；另一方面，通過在新加坡、吉隆坡等地建立本地采購團隊，逐步提升海外議價能力。

用車場景

從“能用”，到“可管、可控、可合規(guī)”

相比住宿，用車的復雜性更高，也更容易被忽視。

黃碧詩提到，東南亞作為中國企業(yè)出海的核心區(qū)域，覆蓋11個國家、數(shù)百個城市，而Grab業(yè)務范圍覆蓋其中8個國家、數(shù)百個城市，其復雜程度遠超想象。

許多企業(yè)進入當?shù)睾蟮牡谝桓惺苁牵涸谥袊曇詾槌５囊徽臼椒阵w系，“斷了”。

傳統(tǒng)出租車沒有電子發(fā)票、價格不透明，語言溝通困難，使得企業(yè)在管理與合規(guī)上舉步維艱。

這也是為什么平臺化用車服務開始成為剛需。

通過統(tǒng)一平臺，企業(yè)可以實現(xiàn)三件關鍵的事情：

• 數(shù)據(jù)整合：所有行程可追溯，為差旅決策提供依據(jù)

• 統(tǒng)一結算：減少員工墊資，降低財務負擔

• 合規(guī)支持：標準化票據(jù)，滿足審計要求

而更關鍵的，是員工體驗與安全。在跨境場景中，語言障礙與安全風險始終存在。通過實時翻譯、行程追蹤、緊急求助等功能，平臺正在把“不可控”變?yōu)椤翱晒芾怼薄?/p>

支付與票據(jù)

差旅體系的“最后一公里”

如果說資源與服務是基礎，那么支付與票據(jù)，才是真正決定差旅能否順暢運轉(zhuǎn)的關鍵。

吳曉文指出，中國企業(yè)長期習慣集中支付，但在海外，企業(yè)信用卡體系更加成熟，而中國企業(yè)在這一能力上仍有短板。

這導致一個現(xiàn)實問題：大量差旅支出仍需員工墊付，再回國報銷，效率低、體驗差，也增加了管理風險。

與此同時，跨境支付成本顯著高于國內(nèi)。不同國家支付方式差異巨大，使得資金流轉(zhuǎn)與對賬變得復雜而昂貴。

解決路徑也逐漸清晰：

一是通過在當?shù)卦O立支付資質(zhì)，降低成本；

二是與國際支付網(wǎng)絡合作，探索面向中國企業(yè)的跨境商旅信用卡，實現(xiàn)“一個賬戶，全球支付”。

黃碧詩提到，在用車場景中，這一問題同樣存在。東南亞部分地區(qū)仍以現(xiàn)金為主，平臺統(tǒng)一結算成為降低風險的重要手段。

安全保障

從“事后處理”到“前置管理”

在所有出海差旅議題中，安全始終是企業(yè)最敏感的一環(huán)。變化在于——安全正在被前置。

在用車環(huán)節(jié)，Grab通過司機準入、行程監(jiān)控、實時預警與本地響應，構建多層安全體系；

在酒店環(huán)節(jié)，紅色加力通過協(xié)議采購階段的安全篩選，以及訂單確認與入住跟蹤，提高整體可控性。

作為資源方，胡百川也提到，盡管無法直接干預酒店運營，但匯智可以通過信息透明與7×24小時雙語客服，降低因信息不對稱帶來的風險。

整體來看，中國企業(yè)出海正在從“機會驅(qū)動”轉(zhuǎn)向“能力驅(qū)動”，差旅管理也隨之升級。

無論是全球酒店資源整合、用車數(shù)字化管理，還是支付與合規(guī)體系重構，本質(zhì)上都指向同一個方向——用數(shù)據(jù)找到高頻目的地，用系統(tǒng)接管支付與合規(guī)，用本地團隊補上談判短板，重建一套真正適用于全球的差旅管理能力。

這不僅關乎成本，更關乎效率、安全與組織能力。

當差旅不再只是一個支持部門，而成為企業(yè)全球運營的一部分，誰能率先補齊這塊能力短板，誰就更有可能在新一輪出海浪潮中走得更遠，也走得更穩(wěn)。