懂得大腦整理術秒變職場精英

最近幾天在家工作，每天都會通過視頻會議跟同事溝通工作，這種類型的會議很考驗大家的表達能力，因為當一個人對著鏡頭說話的時候，其他人都會盯著屏幕，會造成一種錯覺，對方似乎在跟你一個人匯報工作。我的同事長松每次都會哆哆嗦嗦的說至少十五分鐘，才能把昨天的工作內容和今天的工作安排講清楚，搞得大家在電腦前如坐針氈。一次會后，領導發了一條語音“以后大家注意控制會意節奏，每個人的匯報不得超過5分鐘”。

長松后來問我，到底該怎么把匯報的內容縮短到5分鐘，他的工作明明就很復雜，沒有15分鐘根本說不完。我告訴他：“你最大的問題，就是說話沒重點。”

這個問題在我們日常的工作中并不罕見，我讓長松好好思考這個問題：

為什么同樣是匯報工作，有的人三句話就能說清楚，而你用15分鐘也說不到重點？

為什么有些人用三頁ppt就能說服對方，而你辛辛苦苦寫幾十頁的報告，還會被人問的啞口無言。

兩天后，長松告訴我他思考的答案，他認為這是他表達能力有問題。

事實上，長松掉進了一個誤區，這個問題的根源，根本不是表達問題，而是他沒有形成快速有效處理信息的思維方式，沒有將信息歸納成邏輯清晰的結構塊。

我們之所以要形成邏輯性強的結構，是因為我們的大腦一次性接收信息的量是有限的，它更偏愛有規律的信息。

所以，那些比你表達的更清楚的人，并不是比你的表達能力更好，只是比你更懂得處理信息的方式而已。

對所獲得的信息，進行有結構、有規律的整理，無異于對我們的大腦進行整理，所以，這種思維模式，又被業內人士稱作“大腦整理術”。

通過跟長松的一次次交流，我把“大腦整理術”這一概念，總結成了以下三個方面，分享給大家，希望能夠幫助你拓展思考維度，讓你的表達更高效。

大腦整理術的核心是什么？

為什么大腦整理術能幫助我們快速整理信息

如何訓練自己的大腦整理術？

所謂大腦整理術，說白了，就是把問題拆解成一個個能解決的小問題的能力。

我們首先從一個具體的問題著手：

如何把大象放進冰箱？

這個問題的通俗答案是：首先把冰箱門打開，然后把大象放里面，最后把冰箱門關上。

但是，如果我們用大腦整理術的結構化思維來回答這個問題，答案將是另外一番模樣。

我們先把問題拆解一下，把大象放進冰箱的難點，無外乎以下三個方面：

1.冰箱太小裝不進去；2大象是活的沒法拆解；3冰箱跟大象之間的關系不確定。

當你從這三個方面去尋找答案的時候，實際上就找到了這個問題的結構：冰箱，大象、冰箱和大象之間的關系。

有了這個結構以后，你可能會發現，可以找到的解決方案有很多。

• 從冰箱的角度來分析：可以把冰箱拆解，用里面的元器件改造一間足以存放大象的冷庫，把大象趕進冷庫。
• 從大象是活的沒法拆解方面來分析：可以找一頭死去大象的骨頭，把骨頭放進冰箱。
• 從大象跟冰箱的關系來分析：可以把大象和冰箱從三維轉換到二維，也就是把它們畫在紙上，這樣就可以把冰箱畫的足夠裝進大象。

在以上三個結構的基礎上，你可以想出無數種解決方案。

你看，這就是結構化思維的好處，它會讓你無論有多發散的思維，多豐富的答案，多大的腦洞，都能保證你把事情想全面，把問題分析清楚。

你或許會說，不用結構化思維，我也能想到無數種答案。但是，你的答案都是基于你的經驗來分析問題，不一定能保證把問題想清楚了，想全面了。

大腦整理術就是幫助你建立一套把思路從無序整理到有序的思考工具，就是幫助你控制大腦，從發散的信息中進行提煉總結的一種思維方式。

在美國，有一家老人院做了一個實驗：由于老人院旁邊是一家幼兒園，所以老人院院長決定，讓幼兒園的小朋友到老人院上課，讓那些不愿意跟人交流的老人，跟孩子們放在一起學習。怎么學習呢？讓老人給孩子們講故事，講自己年輕的時候有多厲害。老人喜歡重復講自己的故事，而幼兒園的小朋友恰恰處在需要不斷重復聽一件事的階段。

一段時間以后，人們驚奇地發現，這些幼兒園不到5歲的小朋友，語文能力超過外面的10歲的小朋友，最讓人驚訝的是，小朋友的情商竟然能超過外面的青少年。

經過專家的研究，發現小朋友們每天聽到的都是由結構、有邏輯的話，比如美金可以藏在哪兒？間諜該如何保護自己？怎樣安裝竊聽器之類，而普通的父母對這個年齡段的孩子普遍缺乏耐心，他們往往會用命令式，并且沒有邏輯、沒有結構的字詞來跟孩子交流，比如：站好、坐好、去刷牙、快睡覺、要聽話、別胡鬧等等。

這些孩子在認知世界的過程中，構建出了一種不一樣的思維結構，于是在他們幼兒時期，就能展現非同一般的智力和理解力。

可想而知，這種思維結構上的差異，放在每天都要處理成百上千條信息的我們身上，會帶來怎樣的差別呢？

再舉一個例子，請看以下一組數字：369121518212427，好，請閉上眼睛，重復這組數字，是不是覺得很難？好像沒記住什么。但是，如果我告訴你，這組數字其實是從1到9，每個數字乘以3得出的結果，它們連起來就是3、6、9、12、15、18、21、24、27。

是不是又清晰又簡單？

這就是結構化思維和普通思維的差異。同樣的內容，通過大腦整理術，進行結構化，會呈現出某種規律，會變得有跡可循，從而大大提高我們的思考效率，讓復雜問題瞬間變得容易。

結構化思維最大的作用，是在我們在面臨問題的時候，快速刪除那些和尋求解決方案無關的信息，將問題化繁為簡，把握問題的本質。同時，會讓你的表達，更清晰、更有理有據。

在日常生活和工作中，我們會遇到兩類問題，第一類問題，有明確目標的問題，比如如何把大象放進冰箱這類問題。這類問題的解決方案就是從上到下，把大問題拆解成小問題，一一解決。

但是，我們還會遇到第二類問題，沒有明確目標的問題。我們面對的是海量的細碎的信息，想要解決此類問題，我們必須啟動大腦的超級整理技術，從信息海中篩選、識別、最終得出我們想要的結論。

以下給大家介紹三種工具，幫助大家練習大腦整理術。

1. 金字塔信息識別法

避免信息雜亂無章的辦法，就是給信息命名，讓它們各歸其位。讓信息歸位的工具中最為有力的一個就是麥肯錫咨詢公司的顧問芭芭拉·明托提出的“金字塔理論”。

簡單來說就是，任何一件事，都可以歸納出一個中心論點，而這個中心論點可以由3到7個論據進行支撐，每一個論據本身又可以成為一個論點，同樣，也可以被3-7個論據支撐，如此重復形狀就像金字塔一樣。

當你面對復雜信息時，心中有這么一幅金字塔結構圖，你就能夠為所為信息命名，填充完整這張金字塔圖。

任何信息都可以分為結論、理由和事實三部分，而你需要做的就是：

A. 尋找結論：作為信息的接收者，想要知道對方到底要表達什么，第一件事就是要明確對方的結論。換句話說，就是首先要把對方的中心思想提煉出來，搞定出對方的立場，和對事物的看法。

B. 辨別支持結論的理由：判斷結論是否有價值，首先要觀察這個結論是否有理由支持。最直接的辦法，就是尋找對方話里的“原因是、因為這幾個事實、有以下幾個理由、證據是、第一、第二……”等等詞匯后面的信息。

C. 找出信息中的事實：結論和理由都可以通過主觀判斷做出，但要判斷得出的結論正確，給出的理由有說服力，必須要有事實支撐，而所謂事實，就是對方給出的信息中，客觀的，不帶感情色彩的數據、實例等等信息。這是金字塔結構最下層的結構，也是支撐整個金字塔的根基。

D. 判斷信息的真實性：如果以上三點都能夠找出，還需要通過反向驗證，來判斷信息的真實性。就是尋找事實、理由和結論之間的邏輯關系，看看是否能夠通過層層證明，得出最后的結論。

通過這么四個步驟的規劃和安排，你就能夠繪制出一副完整的金字塔結構圖，這樣就能判斷出信息的完整性和可靠性。

2. MECE信息分類法

我們之前說過，大腦偏愛有規律、有結構的信息，而且大腦一次性接收的信息量有限，如果我們發現得出一個結論所需要的理由太多的時候，大腦就會自動將信息分類。換句話說，一個分類里相近的事物會更容易記住。

麥肯錫團隊為這個問題的解決，提供了一個叫做“MECE分類法”的工具。中文意思是“相互獨立、完全窮盡”，這個工具能夠讓信息的各個要素之間保證沒有交叉，沒有遺漏。

以下是MECE的5種分類法：

A. 二分法——把信息分為A和非A兩類

比如：成人、未成年人，中國人、外國人等。

B. 過程法——按照事情發展的時間、流程、程序分類

比如：上午、下午、晚上，客人進店、購物、離店等等。

C. 要素法——按照事物的各方面特征分類

比如：優秀員工的7種品質，好文章的3條法則等等。

D. 公式法——按照公式設計的要素分類

比如：銷售額=單價×數量。

E. 矩陣法——按照四個象限來分類

比如：把工作分為重要緊急、重要不緊急、不重要但緊急、不重要也不緊急4個象限。

MECE的好處不僅是可以將信息窮盡，做到完全歸類，并且對全部信息進行歸類整理的時候，還有助激發你的思路，尋找問題全新的解決辦法。

3. 歸納演繹結論法

完成了前面的信息梳理和歸類，我們就可以得出結論了，但在得出結論之前，你需要明確，到底什么才是結論？

結論就是有中心思想的主題句。

你必須得出一個清晰明確的句子，并且高度概括之前所有列出的信息和事實。

具體的方法有兩種

A. 歸納法——這是從特殊到一般的思維方式，也就是眾多事例中概括出共同特征，得出結論的方法

尋找共同特征，需要注意以下兩點：

• 描述性概括：事物屬性上的共同點，比如，培訓類、銷售類、學習類等等
• 行動性概括：事物結果上的共同點，比如，培訓結果類、銷售業績類、學習成績類等等

綜合屬性和結果，就可以得出一個完整的結論，比如：通過培訓打造了一支有生命力的團隊、以500萬的業績完成了全年的銷售任務等等。

但是，歸納法還有一個可能出現的漏洞，就是你沒有將結論推到金字塔的頂端，錯誤地將一個子結論誤認為是真結論，造成概括的不徹底的問題。

解決這個問題的辦法很簡單，就是多問幾個“所以呢？”一直追問到這個結論再也問不出“所以”為止。

B. 演繹法——這是由一般到特殊的思維方式，從普遍規律中提煉出結論的方法。

提煉結論的方法分為大前提、小前提和結論，大前提是共性，小前提是具體事件，結論是具體事物的性質。

比如經典的“蘇格拉底會死”理論：

• 大前提，所有人都會死；
• 小前提，蘇格拉底是人；
• 結論，蘇格拉底一定會死。

演繹法的核心，是將某一個事實與對應的某個規律聯系起來，得出結論。

所有人都會死是規律，蘇格拉斯世人是一個事實，把這兩個聯系起來，就得出蘇格拉底一定會死這個結論。

演繹法最適合去說服別人，因為大前提通常是一個人所共知的普遍規律，所以他推出的結果通常會讓人感到特別信服，但是，大前提一定要滿足無可爭議的條件，否則說服力會大大降低。

如果大前提加入過多的主觀判斷，比如：大前提是女人天生不適合做領導，小前提是你的老婆是女人，結論，你的老婆不適合做領導。

你的老婆很可能會給你一巴掌，為什么？因為她可能剛剛被提拔。

總結一下：今天向大家介紹了“大腦整理術”這一高效的思維模型，

所謂大腦整理術，說白了，就是把問題拆解成一個個能解決的小問題的能力。這一思維模型最大的作用，就是在我們在面臨問題的時候，快速刪除那些和尋求解決方案無關的信息，將問題化繁為簡，把握問題的本質。并通過金字塔信息識別法、MECE信息分類法、歸納演繹結論法這三個工具，讓你的表達，更清晰、更有理有據。