干部人事檔案如何編寫頁碼

干部人事檔案頁碼別看只是簡單的數(shù)字標(biāo)注，這里面可是藏著大學(xué)問。編錯了，不僅影響數(shù)字化掃描，甚至可能在檔案轉(zhuǎn)遞和審核中造成麻煩。

今天，小兵就結(jié)合《干部檔案整理工作細則》及多地最新發(fā)布的《干部人事檔案數(shù)字化項目采購需求》中的技術(shù)規(guī)范，和大家聊聊干部人事檔案頁碼編寫的相關(guān)要求。

一、 為什么一個小小的頁碼這么重要？

頁碼不僅僅是用來數(shù)頁數(shù)的。在干部人事檔案工作中，它有三大核心作用：一是固定順序（防止材料被抽出后放錯位置）；二是便于查找（目錄對應(yīng)頁碼，精準(zhǔn)定位）；三是確認(rèn)真實性（如果某頁的筆跡或編號異常，往往是檔案造假的線索）。

因此，2018年印發(fā)的新版《干部檔案工作條例》《干部檔案整理工作細則》以及各地數(shù)字化建設(shè)規(guī)范中，都對“編碼”提出了極其細致的剛性要求。

• 《干部檔案整理工作細則》（組通字〔1991〕11號）第十五條明確規(guī)定："每類干部檔案材料……在其右下角編寫頁數(shù)。"

• 《干部人事檔案工作條例》（2018年中共中央辦公廳印發(fā)），是目前干部人事檔案管理的根本遵循，整理編碼、目錄著錄、裝訂裱糊都要按它來。

在實際操作中，我們常用2B鉛筆（便于修改，且不含石墨粉末，不損傷紙張長期保存）在材料上進行標(biāo)注。記住：千萬不要用中性筆或圓珠筆，一旦寫錯涂改，會留下污損檔案的痕跡。

具體編寫要求，記這三句大白話就夠了。

第一句："每份材料各論各的，都從1開始"

什么意思？ 每一份材料都是一個獨立的個體。比如干部檔案里，"履歷表"是一份材料，"年度考核表"是另一份材料，"入黨志愿書"又是一份材料。它們之間頁碼不連續(xù)。

• 第一份材料5頁：1、2、3、4、5。

• 第二份材料3頁：1、2、3。

• 第三份材料哪怕只有1頁：也是1。

千萬不要像編書一樣，第一份編到第5頁，第二份就從第6頁接著編。這是新手最容易犯的錯誤，切記，不同材料之間頁碼絕不連續(xù)。這是為了保證任何一份材料抽出來、補進去，都不會影響其他材料的頁碼體系。

第二句話："有字有圖的就算一頁，空白不算"

這一條最容易踩坑。

• 封面頁算頁碼。干部履歷表有封面吧？從封面那頁就開始編"1"，別跳過。

• 空白頁、襯紙（托裱用的白紙）不計頁碼。有些材料破損了，你托裱時墊了張白紙，那張白紙不編號。

• 復(fù)印件和原件視為同一份材料，統(tǒng)一編頁碼。比如原件3頁+復(fù)印件2頁，合起來編1-5。

有些材料本身帶印刷頁碼，比如某些表格右下角印著"第X頁"。只要歸入干部檔案，一律用鉛筆劃掉原有頁碼，按規(guī)則重新手寫編號。

為啥？因為原有頁碼可能不連續(xù)、可能從中間開始、可能是整個文件的一部分，跟檔案整理要求的"每份材料從1起編"邏輯不一致。別偷懶，劃掉重寫。

三、注意編寫位置：右上角是"類號"，右下角是"頁碼"

編頁碼不是只寫個數(shù)字那么簡單，它跟"類號"是配套動作。

根據(jù)《干部檔案整理工作細則》及各地實操規(guī)范：

• “類號”編寫在每份材料首頁右上角：用鉛筆寫類號-順序號。比如第一類第一份寫"1-1"，第四類第二份寫"4-2"，第九類工資材料第一份寫"9-1-1"。

• “頁碼”編寫在每頁材料的右下角：用鉛筆寫頁碼，從1開始連續(xù)編。如果是雙面有字，正面編在右下角，反面編在左下角（這是為了裝訂后依然能看見數(shù)字）

注意：必須用鉛筆。為啥？因為檔案材料可能會調(diào)整、補充，鉛筆方便修改。用鋼筆或圓珠筆寫了，日后想改就麻煩了。

四、這些細節(jié)要關(guān)注

1.關(guān)于“復(fù)印件”的處理

如果原件丟了，用的是復(fù)印件代替。此時，復(fù)印件與原件視為同一份材料。
舉個例子：原件只有3頁，復(fù)印件補充了2頁，這整份材料總頁碼就是1-5頁。不能把原件編成1-3，復(fù)印件單獨編成1-2。必須合在一起，作為一個整體進行流水編號。

2.關(guān)于“封面”的糾結(jié)

很多同志的履歷表有封面。有的封面光溜溜的啥也沒寫，要不要編頁碼？

• 要編！根據(jù)數(shù)字化掃描的要求，封面只要存在于檔案中，且上面有人名、單位或標(biāo)題等圖文信息，就算作第1頁。

• 小貼士： 如果封面是牛皮紙且完全空白只是為了保護內(nèi)芯，在實際操作中通常作為“襯紙”處理不編碼，但凡是有標(biāo)題（如“干部履歷表”）的封面，必須編碼。

信息來源：本文由人事工作者編輯整理。

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