材料四定位，匯報才到位

工作中，下級經常需要向上級匯報工作情況。清晰、明確的匯報將使工作開展更順利，又給聽取匯報的上級留下了好印象。因此，如果匯報前能有充分準備，撰寫一份內容形式兼善的匯報材料，將有助匯報成功。那么怎樣的匯報材料才有助于匯報到位呢？這需要在寫作匯報材料時做到如下四定位。

一、目的定位

撰寫匯報材料之前首先要解決為什么寫匯報材料、為什么匯報的問題。匯報目的定位清楚與否，關系重大。匯報不只是工作情況的匯報，也是匯報者個人和單位的形象展示。2008年，國務院安全生產百日督查活動開展期間，貴陽市修文縣遞交了一份匯報材料，但材料只是為了應付檢查的抄襲之作，與鄰縣的匯報材料相比，有15個段落基本一致，只是將其中數據稍作改動。該縣因此一度成為輿論集體批判的對象。由此可見，悉心領會和準確把握匯報材料撰寫的特殊、重要的目的，才不至于以敷衍、隨意的態度對待匯報，認為無非就是那些工作，差不多講講就可以了，以致匯報材料草草成文，錯漏百出，或是抄襲交卷，最終影響了個人和單位的形象和聲譽。

從匯報者的角度而言，匯報的目的一般有三個：一是展示個人素質。匯報材料的質量往往取決于匯報者的思維水平和政策水平，體現的是個人的全局觀念、決策能力。匯報不僅是工作情況的匯報，也是匯報者優良工作素質的展示，撰寫匯報材料的人要巧妙地不露痕跡地將二者相統一。二是展現單位亮點。上級來聽取工作情況匯報，或者是為了對各單位的經驗做法進行總結推廣，或者是收集下級單位的工作措施、建議，因此，匯報材料應表明單位獨特的經驗做法和工作成績，讓聽取匯報者感覺耳目一新，而不是人云亦云。三是獲得支持認可。有時，上級是來了解完成某些重大性、決策性任務存在哪些問題或需要什么支援，這時，所匯報的主要是工作中所遇見的自身無法解決的問題，需要通過上級的支持和幫助才能使工作順利完成。一份好的匯報材料能使上級對這些問題的重要性產生共鳴，意識到解決問題的迫切性，從而認可其解決辦法，并給予所需要的支持。

二、角色定位

所謂角色是指“生活中某種類型的人物”（《現代漢語詞典（第5版）》，第746頁）。關于角色，有個經典故事：一天，英國的維多利亞女王和丈夫阿爾巴特拌嘴了，阿爾巴特一氣之下跑進臥室，緊閉房門。女王叩門。“誰？”“維多利亞。”房門依然緊閉。女王第二次叩響了房門。“誰？”“是您的妻子，阿爾巴特。”這次房門開了。這一故事讓我們清楚看到：在社會生活中，每個人都承擔著多種角色，角色的差異——主要體現在一個人的社會地位、職業、性別、年齡、經歷等方面——會使一個人的語言具有一些獨特的成分，從而影響著人們的交流。

匯報材料是下級向上級匯報工作情況所用的文章，下級或上級，只是比較概括的說法，在不同的場合中，他們所承擔的角色還有差別，而往往是對這些差別的準確區分決定了匯報能否成功。同時，和一般應用文主要是寫給人看不同的是，它往往是一對一或一對多的說給人聽的材料，匯報雙方的交流是即時完成的，所以，注重匯報中雙方的角色定位非常重要。

匯報的角色定位需要考慮兩方面問題：

一方面，清楚向誰匯報。匯報是向上級匯報，而在不同的場合下，上級因層級、職務、職責等的差異，其所關注的問題也是不同的，匯報也因此而需要有差別，不能誰來聽匯報，都是說一樣的話。一般來說，面對主管領導，應多作全局性匯報，而面對副職或部門領導，匯報應主要聚焦于其分管工作；面對上級機關，應多匯報思想、事例等。但也不能一概而論，還應根據領導在具體場合中所擔負的不同角色而及時調整匯報內容。如有時主管領導有臨時任務，委派副職代為聽取匯報，這時雖然聽匯報的是副職領導，但實際上還是向主管領導匯報，那么，就要注意多講些全局上的問題。所以，要搞清是向誰匯報，不能單純考慮某一方面，而應具體情況具體分析。另一方面，清楚由誰匯報。同樣的，因地位、職務、經歷、年齡、個性等方面不同，匯報者的角色也存在差異，這使其思維方法、語言風格等也有差異，這樣，對同一個問題的匯報，匯報者各有其側重點和語言表述風格。匯報材料的撰寫就應把握這些差異點，既體現匯報者的意圖，又符合其獨有的語言風格。

三、內容定位

在明確了目的、角色之后，接下來要確定的就是匯報內容。上級聽取匯報，是為了能準確全面深刻地掌握下情，從而使決策更科學、更有針對性，能更有效地指導工作。因此，匯報材料所提供的情況就應在全面準確反映事實的同時，又做到有重點、有特色、有思想。這樣，匯報才能吸引領導，從而有效達到匯報目的。

（一）用事實說話

匯報材料的最大特點在于用真實準確的事實和客觀的評價說話，以事明理。這樣，才能真正發揮匯報的作用，更好地反映工作情況，為上級決策提供有效信息。

用事實說話，首先是匯報言之有物，不是華而不實。有些人匯報時，為了不出岔子，匯報材料通篇都是說大話、空話、套話，沒有具體數據、事例、分析，或者有些為了使匯報顯得有水平，生搬硬湊出一些四六句，語言是漂亮了，但就是讓人聽了不知要表達什么意思，難以引起共鳴。一般領導考慮的都是全局性問題，對局部性的具體問題不一定了解詳細，匯報時對領導希望了解的工作的歷史、現狀和發展趨勢，或者是事情發生發展的經過、結果和涉及人員、單位等都應該了解清楚，在撰寫材料時，才可能選用典型的最能說明問題的事例，使寫出來的匯報材料有血有肉、吸引人眼球，給人留下深刻印象。其次體現在匯報材料中的內容都是真實準確的。提出的問題、列出的現象、談到的成績，都應是客觀存在、真實可信的，尤其是文中涉及的有關突出成績和薄弱環節的數據、事例、評價等，不能有絲毫差錯。匯報既不刻意回避問題，也不故意拔高成績。如果內容有偏差或者失真，就可能造成不良后果。要做到這一點，就需要深入調查研究，全面、客觀、辯證地掌握各項情況，并對其作定性定量尤其是定量的科學分析，不走極端，也不搞絕對化，不憑主觀想象閉門造車、虛構事實。這樣才能讓上級領導機關了解現象、問題的性質、意義，以便區別對待。

（二）凸顯重點

用事實說話，并不意味著事無巨細，只要相關的就寫進匯報材料。還需要對事實進行篩選，尤其在匯報的內容比較多或者是作全面工作匯報時，要做到重點突出，否則一份讓人難以把握其核心的面面俱到的匯報材料很難引起領導的興趣。

匯報重點一般有以下兩種：一是領導最關注的內容。怎樣摸清哪些是領導最關注的內容呢？一般而言，上級機關會預先下通知，明確匯報范圍、問題和聽取匯報的意圖、要求，在撰寫匯報材料之前，應認真領悟上級通知精神。如果沒有相關通知，就應及時咨詢上級工作組成員、聯絡友鄰單位打探，明確上級的關注點，從而準確清晰地確定上級領導機關想聽取哪方面內容，撰寫材料時，即可圍繞上級需要匯報，使匯報材料中的有效信息更為豐富。如果不清楚上級關注點，只按匯報者的個人主觀意愿來寫，則極有可能上級想聽的沒寫，所寫的都是上級不想聽的，以致事倍功半，甚至事倍功無。二是內涵最豐富、最深厚的內容。所謂內涵最豐富、最深厚，是指對匯報主體而言，這部分內容是匯報者最有事實可佐、有成績可證、有經驗可總結的內容。這一內容有時可能就是領導最關注的內容，有時可能不一致，不一致時這部分內容也可考慮作為匯報的重點，因為這往往也是一個單位、部門最容易匯報出彩、能給人以啟發的內容，把這部分情況匯報清楚、成績匯報充分，也可能抓住領導心理，使之愿聽想聽。

（三）挖掘特色

匯報有重點但沒有個性、特色，也很難引起領導的興趣。要給上級領導留下較深的印象，匯報時還應將本單位、本部門有特色的內容，即“人無我有，人有我強”的優勢，反映出來。尤其在多個單位同時匯報而重點可能一致時，更應注意匯報出特色，以使聽匯報者能多了解一些情況，多受到一些啟發。特色主要體現在新，即撰寫匯報材料時，善于從共性、常規的工作中，充分挖掘出其他單位所沒有的創新做法、優勢制度、鮮活經驗、閃亮成績等，并說清說細，展現其與眾不同的效果，或者能從獨特的角度闡述議題，提出令人耳目一新的見解，并透徹分析，能創新性地回答領導關注的問題，力求給人以深刻的啟迪。

（四）提煉思想

一份好的匯報材料，不但要有事實、有重點、有特色，更重要的是要有思想，能從工作中總結和提煉、升華出較有深度的規律或是能給人以啟發的經驗。正如毛澤東所說，匯報工作應適當“發議論”，“只談情況，不談觀點，是開材料倉庫”。沒有思想的匯報，質量肯定不高。

匯報材料的思想性，體現在對材料的分析、總結上。既綜合各項情況又深入探討道理，不僅羅列現象更揭示規律，能結合實際情況作具體分析，抓住事物本質，對相關做法、經驗提煉出理性認識，不大而化之，不發空泛議論，不為了顯得有思想而刻意湊出“四六句”。所謂“不以辭害意”，寫作是立意要緊，匯報則思想要緊。詞語堆砌空虛，只會讓人如墜云霧，聽之不得要領。

匯報材料的思想性還體現在其正確性上。匯報的思想觀點不能違背黨的路線方針政策、國家與軍隊的各項法規制度和上級的命令指示精神，即政治上不能出錯。匯報者往往代表某個單位、某級組織，其言行具有極強的導向性，匯報的任何思想都要與政策、法規、指示精神保持一致，尤其是對一些有爭議的敏感的思想問題，更應謹慎看待，應盡量避而不談或者慎之又慎地提出看法，以免出現偏差而導致不良影響。

四、形式定位

（一）合理結構

因匯報多數時候是說給人聽的，人在瞬間能聽清、記住并理解的東西有限，再加上匯報時間一般也有規定，所以，匯報材料需要有清晰的層次、合理的結構，匯報什么不匯報什么，哪些具體、詳細匯報，哪些寥寥數語說明……這些問題解決好，匯報才能吸引領導關注。

合理結構要做到以下三點：一是線條單一。匯報材料應有一條主線貫穿各部分內容，使主題鮮明集中、結構嚴謹清晰。同時，一部分只說一項內容，不宜多項內容、多條線索同時展開；同一項內容如果分為幾個方面，宜進行歸納梳理，不東一榔頭西一棒子，一個內容沒講完，又跳到了另一個內容，這部分內容寫了幾句之后，又跳回前一個內容。這樣，勢必使聽匯報者丈二和尚摸不著頭腦，不知究竟匯報了一些什么內容。二是詳略得當。匯報材料的結構一般按照工作開展情況、做法經驗、工作成績、存在的問題及建議、今后的打算等幾部分內容展開，但這并不意味著所有匯報材料都需要寫全這些內容，也不是這幾部分著墨多少都一致，一般而言，重點、特色內容或是上級不了解又特別關注的先說、具體說，向直接上級匯報也應盡量具體說，而共性的、常規性的內容或是上級已經清楚的則后說、概括講，向高級領導機關匯報多半也應概括講。另外不一定先寫措施，再寫成績，也可以先擺出成績，再言明措施，這樣既突出展示了匯報單位的形象，又有助于增加上級聽匯報的興趣。三是過渡自然。對于說給人聽的匯報材料而言，這點非常重要。由一層意思轉到另一層意思或由一個問題轉到另一個問題時，應有適當的過渡詞、過渡句乃至過渡段作自然過渡，以使匯報材料結構邏輯性嚴密，又保證聽匯報者思路跟得上。

（二）精煉語言

精心錘煉語言，選用恰當的語言進行匯報，匯報才能成功。

首先是謙恭的語言。匯報是向上級匯報，匯報基調是“下對上”。這一表述基調決定了匯報語言必須謙恭，這不僅僅表現了對上級的尊重，更體現了良好的工作態度。其次應是準確的語言。匯報材料的遣詞造句應恰當達意、合乎規范和事理，不能含糊不清或是有歧義。應適當使用修飾和限制詞，正確運用模糊語言，盡量少用“某種程度”、“一定范圍”、“部分”等詞語，絕對不用“大概”、“據說”、“有人反映”或“太”、“非常”、“好極了”等詞語，也不宜使用夸張、比喻、比擬等修辭手法。談成績實事求是，留有余地，不夸大其詞；說缺點則實實在在，一針見血。這樣，才能防止匯報不客觀而說過頭話，才能提供真實有效的信息。再次應是簡潔的語言。匯報語言應力求言簡意賅，一點含糊、冗長、不恰當的詞句都不能有，否則只會使重點的、有特色的內容淹沒于廢話之中。要使語言簡潔，應少用長句，盡量多用短句。長句雖然比較嚴謹，但長句由于成分復雜，既不利于匯報者表達，也不利于聽匯報者理解；能用數據或圖表表示的內容，盡量使用數據、圖表，這樣既形象直觀又簡潔明了。匯報材料語言簡潔還體現在嚴格按照上級規定的匯報時間或者是上級聽取匯報活動時間來定篇幅，同時，不宜將全部時間用完，還應留出上級首長作指示的時間，或者是非主要匯報人補充匯報的時間。最后應是通俗的語言。匯報材料應盡量運用口語化、質樸的語言，不使用生僻詞，少用專業術語，這樣匯報者說得流暢，聽匯報者聽得順耳，更有利于匯報的順利完成。

綜上所述，撰寫匯報材料應努力做到目的、角色、內容、形式四定位，這樣，匯報才是有血有肉的，而聽取匯報才會有滋有味。

（作者單位：南昌陸軍學院）

信息來源：本文來源于“文思探勝”，由人事工作者編輯整理。

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