原創會展BEN的許鋒會展BEN2026年3月6日 08:15北京
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會議論壇的演講嘉賓、主持人清楚自己的工作任務嗎?
未必,甚至可以說一直都是懵圈的,因為他們太忙了,
在哪個會議室、幾點、要不要準備PPT、PPT講幾分鐘...
都不了解,也記不住(即使工作人員發微信發了5次6次)
他們到了酒店、會議中心、會展中心后就開始不停問。
那就給他們一個工作任務清單。
演講嘉賓、主持人不是不上心
說實話,演講嘉賓、主持人不是不重視,不是不上心,而是實在太忙了,記不住。
只是記得哪天要在哪個城市(好一點的話能記住哪個會展中心、哪個酒店)干個什么活,至于具體的,比如要不要準備PPT、PPT獨立演講多少分鐘、在哪個會議室、還有哪幾個任務是必須要參加必須要完成的,就更不清楚了。
我們的工作人員發微信給演講嘉賓、主持人,他也不回,這是常有的事。
而到了該出發了,嘉賓就問我的飛機/高鐵是幾點的呀。
這里有個小問題,就是工作人員往往是“新人”,演講人不記得他的名字,微信里找都找不到。
嘉賓到了酒店、會議中心,就著急問,幾點,會議室在幾樓...怎么還有合影、視頻采訪?TA有點兒不悅。
你看,溝通、聯系挺多的,就是信息沒能烙在演講人、主持人的腦子里,他還埋怨我們工作不力。這種情況很常見,怎么辦呢?
給個工作任務清單
這里介紹我經歷過的兩次參會經歷。
01 美迪康合作伙伴大會,2019年2月
我一直保留著2019年2月美迪康合作伙伴大會給我打印出來的“學術任務”單。
因為美迪康主要是為醫學、科技學術會議服務,因此他們內置的給講者的任務都是“學術任務”。
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2019年2月美迪康合作伙伴大會給演講嘉賓、主持人的“學術任務”清單。
上面的截圖很清楚,顯示我必須做的兩件事,即:一個是主持,幾點到幾點,話題是什么;一個是演講,幾點到幾點,主題是什么。
其他的時間,主辦方的意思是“歡迎參加”,自愿參加,不強迫,你愛干嘛就干嘛去,但這兩個活兒,你老人家必須按時完成,不要掉鏈子。
這就挺好,演講人、主持人一看這個白紙黑字,就知道這是“契約”啊,都會配合的。
02 MEEM覓目出海大會,2025年12月
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2025MEEM覓目出海大會給許鋒的工作任務清單。
2025MEEM覓目出海大會12月1-2日在上海舉辦。主辦方苦瓜科技的同學為我拉了個群,給我發了個PDF文件“覓目出海大會嘉賓專屬議程安排”,詳細交代了我必須要完成的動作,一目了然,幾點幾分在哪里、干什么活兒。
我看到這個文件,就老老實實地一一執行,不敢怠慢,悄悄給自己手機設定鬧鐘。
這就是工作任務清單的好處。
關鍵詞:演講嘉賓管理|主持人管理|會務執行|嘉賓溝通|議程信息傳達|任務清單(Task Sheet)|嘉賓專屬議程|簽到物料|會務SOP|嘉賓體驗
打印出來,交給演講人、主持人
給會展活動公司、MICE企業的同仁們加一個小建議:
給演講嘉賓、主持人的工作任務清單,一定要打印出來,在他簽到時交給他,他可以時時翻看,加強記憶,勾勾畫畫,也方便他從中找出時間段干些別的事,比如約女弟子、前女同事聊聊風花雪月啥的。
來源:會展BEN
本文作者:許鋒(鋒哥)| 會展BEN主理人
“會展BEN”公眾號ID:HZBEN2020
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