【人工智能】用以人為本的實用AI，告別“工作效率低下”

近年來，隨著低質量圖像模型（LLM）和其他人工智能內容生成器的使用量持續飆升，“人工智能劣質內容”問題引發了相當多的文化熱議和媒體關注。當低質量圖像和劣質文字充斥社交媒體時，人們會立刻注意到這個問題。

由于人工智能生成的廣告內容質量低下，我們現在更傾向于不信任那些疑似人工智能生成的廣告內容，即使它們并非如此。讀者們也開始注意到一些人工智能生成內容的蛛絲馬跡，例如過度使用破折號。不幸的是，“人工痕跡”如今也成了普遍現象。

01

什么是工作浪費？為什么財務領導者應該關注它？

每位首席財務官都深知追蹤預算差異或花費數小時核對無法解釋的異常情況有多么令人沮喪。在當今的企業環境中，人工智能的前景無處不在，但與此同時，一種新的生產力殺手也隨之而來：工作中的低效環節。

工作垃圾是自動化流程的副產品，它表面光鮮亮麗，卻缺乏實質內容、背景信息和實用價值。它就像充斥著破折號的文章，毫無新意可言；就像千篇一律的報告，提出的問題比解答的還多；就像審批流程，非但沒有帶來清晰的思路，反而造成了摩擦。它指的是人工智能生成的內容，這些內容迫使財務團隊做了更多的工作，而不是更少。

工作懈怠通常與內容質量低下密切相關。它會降低品牌價值，削弱信任度，并傳遞出人們不再關注品牌的信息。但當工作懈怠開始影響到企業資源計劃（ERP）等業務應用時，它會對生產力和信任造成更大的損害。

當人工智能系統在缺乏足夠的人工輸入、背景信息或監督的情況下生成輸出時，就會產生工作浪費。對于財務領導者而言，這意味著要花費寶貴的時間來澄清、糾正或重新處理那些本應自動化完成的工作。

結果如何？效率下降，對自動化信心減弱，財務部門陷入被動應對模式。你或許認為你的組織在人工智能方面的投入不足以受到工作效率低下的影響，但實際上，這種影響已經存在。

最近《赫芬頓郵報》的一篇文章援引斯坦福大學的一項研究指出，超過半數的員工表示他們在工作中遇到過偷工減料的情況。除了令受影響的員工感到惱火之外，偷工減料還可能削弱人工智能融入工作場所的關鍵賣點：在保證卓越品質的同時提高生產效率。

好消息是，通過以人為本的實用人工智能方法，您可以最大限度地減少甚至消除工作中的冗余環節。本文將探討當前工作冗余問題的現狀，闡述在工作場所更周全地應用人工智能技術的方式，并提供一些實現敏捷迭代式人工智能部署的技巧。

02

如果工作中的瑕疵不是問題，而只是初稿呢？

不得不承認，現在都快到2026年了，人工智能是一項令人興奮的產品。它擁有節省時間、提高效率的巨大潛力，因此無論雇主是否鼓勵，人們都會使用它。問題是，他們是否會接受適當的培訓并付出必要的努力來應用這項技術，從而獲得最佳效果？

當用戶沒有向人工智能提供充分或結構良好的輸入時，就會出現工作效率低下的問題。為了獲得最佳的人工智能結果，你需要與人工智能保持持續的溝通。你需要修改提示信息或完善你的需求。這種反復的交流過程能夠引入更多背景信息和反饋，幫助你獲得更好的結果。

我親身經歷過這一點。我創建了一個人工智能提示程序，設想它能作為我每天結束時的例行程序，通過總結未回復的郵件和標記已做出的承諾來更新我的待辦事項清單。這聽起來是個好主意，但最初的版本過于復雜和臃腫，根本沒有任何實際用途。

經過LLM的反復調整、反饋和指導，我才最終獲得可預測且實用的成果。這需要我清楚地了解自己的需求、信息處理方式和注意力持續時間，才能取得理想的結果。

稱我的初稿為“草稿”并不為過，但經過不斷改進，我最終得到了一個實用的AI工具。但如果我止步于第一版，堅持使用那個不太友好的初稿呢？那樣的話，我就會陷入低效的工作泥潭，最終影響工作效率。

如果將這種情況放大到涉及多方參與的更復雜流程中，您很容易就能看出，即使出于好意，人工智能的應用也可能變成工作中的累贅——除非您有相關的培訓、毅力和基礎，才能使其發揮效用。

人工智能無疑能夠創造真正的價值。但作為領導者，我們需要確保員工擁有成功所需的知識、支持和協調，而來自一線員工的報告表明，我們仍有很多工作要做。

03

什么是以人為中心的AI方法，以及如何實現這種方法？

那么，以人為本的人工智能方法是什么？將人工智能融入工作流程后，如何才能找到一條切實可行的途徑來獲得更好的結果？

對于職場中的人工智能倡導者來說，一個好的起點是認識到，人工智能的目標并非取代人類，而是通過理解人類——他們的需求、日常煩惱、判斷和目標——來減少摩擦并增強我們的智能。

這里有兩個經驗教訓可以幫助我們將以人為本的高質量人工智能引入工作場所。首先，對于使用生成式人工智能的團隊，請確保他們接受過相關培訓并有足夠的時間，以便在充分了解上下文和不斷改進的情況下獲得更好的結果。

對于您選擇的具備人工智能功能的系統，請務必確保您的技術合作伙伴真正了解您團隊的需求。這意味著要了解他們的日常運營環境，哪些方面行之有效，哪些方面仍然存在問題。

04

以人為本的AI在工作場所是什么樣的？

人工智能既可以獨立應用，簡化人們的工作，也可以用來增強舊技術，彌補工作流程中的不足。以光學字符識別（OCR）技術為例，它可以將圖像中的文本轉換為可讀、可搜索的文本，多年來一直被用于簡化諸如將紙質收據或發票錄入費用報銷軟件等任務。

但經常使用OCR的人都知道，它并非總是如宣傳的那樣有效。也許你是在行駛的火車上拍攝收據照片的，收據已經彎曲，信息模糊不清。也許發票上的字跡難以辨認。又或許日期是歐洲格式，而系統只識別美國格式。

OCR技術數據識別失敗的原因不勝枚舉。它畢竟是一項技術局限。集成更先進的技術，例如人工智能，可以彌補這些缺陷，最終消除手動輸入數據的麻煩。

這僅僅是人性化人工智能所能實現的冰山一角。憑借人工智能的強大功能，新的應用可以極大地簡化工作流程，減少工作中的摩擦。例如，通過恰當的提示和對歷史交易數據模式的精準識別，人工智能能夠根據用戶的使用習慣，推斷出成本中心、項目信息等更多上下文信息，從而為發票添加頁面字段之外的更多內涵。

以人為本的人工智能還可以通過將任務交給公司ERP系統之外的人員來完成，從而緩解工作場所的摩擦。大多數人的工作并不在ERP系統中，但他們必須登錄該系統（以及其他系統）才能完成特定任務，例如審批工時表或員工申請。

如果AI Agent將這些任務連同所需的背景信息一起推送給用戶，讓他們在已使用的程序中做出決策，會怎么樣？這可以提高流程效率，讓員工更加專注。這種以人為本的人工智能可以消除數據錄入和登錄多個系統等非增值任務。

05

以人為本的AI如何改變金融職能？

敏捷迭代的人工智能方法正在以顯著的方式改變著財務職能。當財務專業人員深陷電子表格和分析之中時，很難轉變他們講述故事的能力；那么，為什么不構建一個AI Agent來幫助提供這種背景信息呢？

例如，異常情況和異常值一直是財務專業人士的一大煩惱，而人工智能可以通過提供背景信息來解釋企業支出激增的原因，從而彌補這一不足。一個設計良好的智能體可以在財務分析師翻閱所有電子表格來發現差異之前，就標記出潛在的問題。

同樣，敏捷迭代的人工智能可以在人力資源領域發現異常情況之前就將其標記出來。例如，當工資結算后出現薪資差異，而員工對此提出質疑時，人力資源團隊的某位成員必須立即放下手頭的一切工作，進行深入分析，找出差異的原因。這對繁忙的團隊來說無疑是一項巨大的挑戰。

精心設計的AI Agent可以在員工受到影響之前發現異常情況，標記異常并向人力資源決策者提供相關背景信息。這樣，團隊成員就能專注于提高生產力，而不是疲于應對各種突發狀況，運營也能更加順暢。

06

消除流程摩擦與低效工作：

自建 AI Agent，還是選擇廠商級 AI？

避免工作效率低下并從人工智能中獲得真正價值的最佳方法是，通過承擔那些不增加價值的任務，來減少我們日常工作中遇到的各種煩心事。對于一些員工，包括許多財務和人力資源崗位的員工來說，將數據輸入系統是一種令人厭煩的事情，而這種事情通常可以通過精心設計的自動化流程來消除。

對于內容創作者來說，打字是工作的一部分，但要有效利用人工智能，需要培訓、協作和政策，以幫助員工編寫能夠生成有意義的內容且不會給同事帶來后續工作的提示。

對于工作自動化而言，合適的解決方案會因角色和行業而異，但將人工智能融入工作場所的領導者通常需要決定是自己創建Agent，還是從供應商那里獲得現成的人工智能解決方案。

對于擁有雄厚IT資源的公司而言，例如可以不受限制地獲取人工智能專業知識或聘請系統集成商，其發展潛力無限。在這種情況下，選擇一家能夠提供客戶用于創建人工智能解決方案的Agent構建技術的供應商或許是個不錯的選擇。

但許多企業無法獲得這些資源，即使他們獲得了這些資源，當人們試圖在沒有適當的培訓和資源來避免后續陷阱的情況下構建自己的AI Agent時，工作效率低下很快就會成為一個問題。

安全是另一個至關重要的考量因素。請記住，人們終將使用人工智能，這是毋庸置疑的。這意味著領導者的職責是確保員工安全、透明地使用人工智能，并且避免造成混亂。

07

選擇供應商時應該考慮哪些因素？

對許多公司而言，從供應商處購買人工智能系統是一個不錯的選擇，但請記住，并非所有產品都一樣。避免工作效率低下并真正發揮人工智能價值的最佳方法是找到一個盡可能深入了解你的系統。

例如，如果您希望通過人工智能賦能的ERP系統來改進運營，請考慮向潛在供應商提出以下問題：

• 該產品是否能消除員工最常遇到的摩擦？

• 它能否解決員工面臨的最棘手的問題？

• 它能否滿足貴公司內部不同專業水平人員的需求？

• 它是否能讓相關人員參與其中，并確保問責制和透明度？

無論您是使用系統來生成內容、自動化工作流程還是回答問題，結果的質量都取決于系統對您的上下文了解多少。請向您的技術合作伙伴詢問他們的 AI 解決方案如何以人為本并創造真正的價值。

08

工作中的低效環節是否不可避免？

無論你的供應商是誰，無論你是自己構建Agent還是使用開箱即用的自動化解決方案來消除摩擦，作為領導者，你都有責任確保人工智能安全、透明并創造價值。

請記住，以人為本的人工智能不僅僅取決于它是否能解決實際問題、簡化人們的工作。實用且以人為本的人工智能還會讓人類參與其中，因為最終，我們人類要對結果負責。

人工智能發展過程中難免會出現一些工作效率低下的問題，但這并非財務部門必須長期存在的難題。通過以人為本，加大培訓投入，并選擇了解自身業務背景的供應商，首席財務官們可以從ERP系統中挖掘出更高的生產力和戰略價值。

下一波 ERP 創新浪潮將由人工智能驅動，人工智能能夠像您一樣了解您的業務，并能夠提供洞察、自動化日常任務，使財務領導者能夠專注于最重要的事情。

金融的未來是充滿情境、靈活敏捷且以人為本的。您值得擁有能夠助您邁向未來的工具，而實用且以人為本的人工智能能夠幫助您擺脫繁瑣的工作，最終抵達目的地。

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